Kako koristiti Google Drive, OneDrive i Dropbox

Uvod

Digitalni dokumenti, fotografije i videozapisi danas zauzimaju sve više prostora na računalima i mobitelima. Upravo zato servisi za cloud pohranu poput Google Drivea, OneDrivea i Dropboxa postali su standard alat za privatne korisnike i poslovne timove. Iako ih mnogi koriste svakodnevno, veliki broj početnika još uvijek nije siguran kako oni zapravo funkcioniraju. Ovaj članak objašnjava osnove na jasan i praktičan način.

Cloud pohrana omogućuje spremanje datoteka na internet umjesto isključivo na lokalni uređaj. To znači da svojim dokumentima možete pristupiti s bilo kojeg računala ili mobitela, pod uvjetom da imate internetsku vezu. Prema podacima Statista, više od 2,3 milijarde ljudi globalno koristi neku vrstu cloud usluge, što potvrđuje njihovu važnost. Razumijevanje osnova pomaže u sigurnijem i učinkovitijem radu.

U nastavku će biti objašnjeno što zapravo znači koristiti cloud, kako funkcioniraju najpoznatiji servisi i kada je koji najprikladniji. Fokus je na početnicima koji žele jednostavne, ali točne informacije. Svi primjeri temelje se na realnim situacijama iz svakodnevnog života. Cilj je da nakon čitanja znate samostalno koristiti barem jednu od ovih usluga.

Što to znači

Kada se kaže da koristite Google Drive, OneDrive ili Dropbox, to znači da svoje datoteke spremate na udaljene servere. Ti serveri nalaze se u podatkovnim centrima pod stalnim nadzorom i sigurnosnim mjerama. Vi se na njih povezujete putem interneta, a datoteke su dostupne kad god vam zatrebaju. Za korisnika to izgleda kao obična mapa na računalu.

Razlika između ovih servisa uglavnom je u ekosustavu kojem pripadaju. Google Drive je snažno povezan s Gmailom i Google Docsom, OneDrive s Microsoft Officeom, a Dropbox se fokusira na jednostavno dijeljenje datoteka. Sva tri nude besplatni osnovni paket, najčešće između 2 i 15 GB prostora. Kasnije se prostor može povećati uz mjesečnu ili godišnju pretplatu.

Važno je razumjeti da cloud pohrana nije isto što i sigurnosna kopija uređaja. Iako štiti datoteke od gubitka zbog kvara računala, greške korisnika i dalje su moguće. Na primjer, ako obrišete datoteku, ona se briše i u cloudu, ali obično ide u koš na određeno vrijeme. Upravo zato je važno znati kako pravilno koristiti ove alate.

Kako funkcionira

Osnovni princip rada cloud servisa temelji se na sinkronizaciji. Kada na računalu spremite datoteku u posebnu mapu, ona se automatski prenosi na server. Isto se događa kad napravite promjenu, poput uređivanja Word dokumenta ili ažuriranja tablice. Taj proces odvija se u pozadini i često ga ni ne primijetite.

Svi servisi nude web verziju i aplikacije za računala i mobitele. Web verzija omogućuje pristup bez instalacije, dok aplikacije nude bolju integraciju s operativnim sustavom. Na primjer, OneDrive se automatski pojavljuje u Windows File Exploreru. Google Drive ima sličnu funkcionalnost kroz aplikaciju Drive for Desktop.

Sigurnost se postiže kombinacijom enkripcije i autentifikacije korisnika. Datoteke su šifrirane tijekom prijenosa i dok su pohranjene. Većina servisa nudi i dvofaktorsku autentifikaciju, što dodatno štiti korisnički račun. To znači da je potrebno više od same lozinke za pristup podacima.

Praktični primjeri

Zamislite studenta koji piše seminarski rad na više uređaja. Dokument započne na laptopu, nastavi na tabletu, a završi na računalu u knjižnici. Ako koristi Google Drive, dokument je uvijek ažuran i spreman za uređivanje. Nema slanja datoteka e-mailom niti USB stickova.

U poslovnom okruženju, Dropbox se često koristi za dijeljenje velikih datoteka s klijentima. Umjesto slanja e-maila s privitcima, generira se poveznica. Ta poveznica može imati ograničenje pristupa ili rok valjanosti. Time se povećava kontrola i profesionalnost komunikacije.

• Google Drive: suradnja u realnom vremenu
• OneDrive: rad s Office dokumentima
• Dropbox: brzo dijeljenje velikih datoteka

Za obiteljske korisnike, OneDrive često služi kao centralno mjesto za fotografije. Automatska sinkronizacija s mobilnog telefona osigurava da su slike odmah sigurne. Čak i ako se telefon izgubi, podaci ostaju dostupni. To je jedan od najčešćih razloga korištenja clouda.

Benefiti i primjena

Najveći benefit cloud pohrane je dostupnost datoteka s bilo kojeg mjesta. Nije važno koristite li računalo, tablet ili pametni telefon. Sve što vam treba je internetska veza i korisnički račun. To značajno povećava fleksibilnost rada.

Drugi važan benefit je suradnja. Više korisnika može raditi na istom dokumentu istovremeno. Na primjer, u Google Docsu možete vidjeti promjene u realnom vremenu. Komentari i povijest izmjena olakšavaju timski rad.

Cloud servisi također smanjuju rizik od gubitka podataka. Prema istraživanjima, više od 30% korisnika barem jednom izgubi važne datoteke zbog kvara uređaja. Cloud pohrana nudi dodatni sloj sigurnosti. Iako nije savršena, znatno je pouzdanija od lokalne pohrane.

Najčešća pitanja

Jedno od najčešćih pitanja je koliko su podaci sigurni u cloudu. Veliki pružatelji usluga ulažu milijune u sigurnosnu infrastrukturu. Rizik postoji, ali je manji nego kod neuredne lokalne pohrane. Važno je koristiti jake lozinke i dodatnu zaštitu.

Korisnici se često pitaju što se događa ako se izgubi internetska veza. Većina aplikacija omogućuje offline pristup unaprijed sinkroniziranim datotekama. Promjene se tada pohranjuju lokalno i sinkroniziraju kasnije. To je posebno korisno na putovanjima.

Još jedno pitanje odnosi se na cijenu. Besplatni paketi dovoljni su za osnovne potrebe. Kada se prostor ispuni, nadogradnja je relativno povoljna. Primjerice, 100 GB često košta nekoliko eura mjesečno.

Zaključak

Google Drive, OneDrive i Dropbox predstavljaju jednostavan ulaz u svijet cloud pohrane. Iako na prvi pogled djeluju slično, svaki ima svoje specifične prednosti. Odabir ovisi o tome koje alate već koristite i za što vam je pohrana potrebna. Za početnike je najvažnije razumjeti osnovni princip rada.

Redovito korištenje clouda može značajno pojednostaviti svakodnevne zadatke. Bilo da se radi o učenju, poslu ili osobnim uspomenama, prednosti su jasno vidljive. Ključ uspjeha je pravilna organizacija datoteka i osnovna sigurnosna praksa. Tako cloud postaje pouzdan digitalni saveznik.

Uz malo vremena i prakse, korištenje ovih servisa postaje potpuno prirodno. Početna zbunjenost brzo nestaje nakon nekoliko konkretnih primjera. Važno je krenuti s osnovama i postupno istraživati napredne mogućnosti. Na taj način maksimalno koristite potencijal cloud pohrane.