# Prikupljanje preslike osobne iskaznice radnika od strane poslodavca prema Pravilniku o vođenju evidencija o radnicima

- Link: https://zadar.tv/prikupljanje-preslike-osobne-iskaznice-radnika-od-strane-poslodavca-prema-pravilniku-o-vodenju-evidencija-o-radnicima/
- Published: 2024-10-24T08:45:18+02:00
- Author: Senad Tokić

Pravilnik o sadržaju i načinu vođenja evidencija o radnicima (NN 55/24), koji je
stupio na snagu nedavno, izazvao je brojne upite o pravima i obavezama poslodavaca,
osobito u vezi s pitanjem prikupljanja preslika osobnih iskaznica radnika. Agencija
za zaštitu osobnih podataka dala je jasne upute u vezi s ovim pitanjem, navodeći
kako Pravilnik ne nameće obvezu prikupljanja i čuvanja preslika osobnih iskaznica
radnika, osim u posebnim slučajevima kada to opravdava druga pravna osnova.

Prema članku 3. stavku 4. Pravilnika, poslodavci su dužni osigurati točnost određenih
podataka o radnicima koje unose u evidenciju, kao što su ime, prezime, OIB, spol,
prebivalište i drugi ključni podaci. Međutim, kako bi osigurali točnost tih podataka,
poslodavci nisu nužno obvezni prikupljati preslike osobnih iskaznica. Pravilnik 
ne navodi presliku osobne iskaznice kao obavezan dokument koji treba biti pohranjen
i zaštićen. Umjesto toga, poslodavci su dužni čuvati isprave i dokumente koji dokazuju
točnost unesenih podataka, ali ne precizira se obveza prikupljanja preslike osobne
iskaznice.

Agencija za zaštitu osobnih podataka dodatno pojašnjava da se prikupljanje i čuvanje
preslika osobnih iskaznica radnika ne može smatrati zakonskom obvezom prema Općoj
uredbi o zaštiti podataka (GDPR), osim ako postoji specifična pravna osnova koja
opravdava takvu praksu. Na primjer, poslodavci moraju imati valjanu pravnu osnovu
iz članka 6. stavka 1. Opće uredbe o zaštiti podataka, kao što je ispunjavanje zakonske
obveze ili legitimni interes koji nadilazi pravo na zaštitu osobnih podataka. U 
suprotnom, prikupljanje takvih podataka može biti u suprotnosti s odredbama o zaštiti
osobnih podataka.

Jedan od ključnih razloga zbog kojih Agencija savjetuje oprez pri prikupljanju preslika
osobnih iskaznica jest povećani rizik od neovlaštene ili nezakonite obrade osobnih
podataka. Osobna iskaznica sadrži mnoštvo osjetljivih informacija koje se lako mogu
zloupotrijebiti, primjerice prilikom sklapanja ugovora na daljinu ili kod lažnog
predstavljanja. Zbog toga je važno minimizirati količinu prikupljenih podataka, 
u skladu s načelom smanjenja količine podataka iz članka 5. stavka 1. Opće uredbe
o zaštiti podataka.

Ako se poslodavci ipak odluče na prikupljanje preslika osobnih iskaznica radnika,
važno je da jasno informiraju radnike o svrsi prikupljanja tih podataka i osiguraju
pravnu osnovu za obradu podataka. Poslodavci također moraju voditi računa o tome
da uklone sve nepotrebne informacije s preslike osobne iskaznice koje nisu nužne
za svrhu obrade, kao što su, primjerice, podaci o adresi prebivališta ili osobni
broj iskaznice, kako bi se umanjio rizik od zloupotrebe.

U konačnici, Agencija naglašava važnost poštivanja načela povjerljivosti i sigurnosti
podataka, osobito kod osjetljivih dokumenata poput osobnih iskaznica. Poslodavci
koji se odluče na prikupljanje preslika osobnih iskaznica moraju poduzeti sve potrebne
tehničke i organizacijske mjere kako bi zaštitili prikupljene podatke od neovlaštenog
pristupa, gubitka ili zloupotrebe. Nepoštivanje ovih pravila može rezultirati ozbiljnim
posljedicama, uključujući i visoke novčane kazne koje predviđa GDPR.

U svjetlu novih pravila, preporuča se poslodavcima da pažljivo preispitaju svoje
prakse prikupljanja i obrade osobnih podataka radnika kako bi osigurali da postupaju
u skladu s važećim zakonodavstvom i smanjili rizik od potencijalnih zloupotreba.

_Tekst je financiran sredstvima Fonda za poticanje pluralizma i raznovrsnosti elektroničkih
medija Agencije za elektroničke medije_.